Wie veranstaltet mensch richtig?
Schwarzer Faden für Lesungen & so
Tips und Trix von Schwarze Katze
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Veranstaltungen organisieren ist eigentlich gar nicht so schwer; jede Menge Fehler kann mensch dabei aber schon machen. Wir haben uns selbst daher so eine Art Checkliste erstellt, um nicht immer das Rad von Neuem erfinden zu müssen. Wenn ihr Ergänzungen habt: lasst die rüberwachsen. Ansonsten: Macht mehr bunte, spannende Veranstaltungen!
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Zeitplan:
- frühzeitig Termin festsetzen
- genügend Zeit einplanen, damit kein vermeidbarer Stress entsteht
- je nach Bedarf: Vorbereitungstreffen
- Zeitplan für die Veranstaltung: von wann bis wann & welche Struktur? Überlänge vermeiden
- mindestens eine Stunde (früher ist besser!) vorher da sein (Bühnenaufbau, Empfang von Anreisenden, Essen)
- Pausen bei der und Spielraum nach der eigentlichen Veranstaltung einplanen
Arbeitsteilung (vor und bei der Veranstaltung):
- was muss getan werden & wer macht's?
- sich nicht darauf verlassen, dass es schon einer machen wird...
- ...sondern klare Aufgabenverteilung, da es sonst auf den Schultern weniger landet
- verbindliche Zusagen (z.B. ich mach das)
- im Idealfall: Arbeitsgruppen bilden, die selbstständig arbeiten und sich austauschen
- bei der Veranstaltung: vorher besprochene Aufgabenverteilung
- wer kümmert sich um: Essensverkauf, Technik, Pressemenschen usw.
- jemensch oder mehrere mit Überblick für die Koordination und Rückfragen freistellen
Örtlichkeiten:
- Ort für die Veranstaltung auswählen
- InhaberInnen abchecken: wollen die uns rein reden oder Zensur üben?
- gibt es für uns kostenlose Räume (Jugendzentrum etc.), wollen die Schotter von uns oder gibt´s da Verzehrzwang?
- ist der Ort beliebt und wenn ja bei wem? wer geht da hin?
Die Leute:
- wer soll zur Veranstaltung kommen? Passt der oder die zu uns bzw. zum Thema?
- mögliche MithelferInnen, die sich inhaltlich raus halten, ansprechen
Die ReferentInnen:
- selber ein Referat ausarbeiten, dabei helfen gerne Infoläden (Adressen unter: www.infoladen.de).
- Bestimmte Orgs haben auch ReferentInnenlisten zu allen möglichen Themen. Fragt mal bei alternativen Bildungsträgern nach.
- Zum Themenbereich Antifaschismus/Antisemitismus/Rassismus sind Antifa-Gruppen geeignet. In dem Zusammenhang: Keine Angst vor Autonomen - die beissen euch nicht!
- Wenn ReferentInnen privat bei euch Schlafplätze bekommen, spart ihr euch die Hotelkosten. Fahrtkosten, was gutes zu futtern und ein kleines Referentenhonorar sind selbstverständlich.
- Sprecht vorher mit den ReferentInnen über eure Erwartungen und über die Vorkenntnisse der TeilnehmerInnen.
- Büchertische sind gute Ergänzung zu den ReferentInnen: alternative Buchläden oder Infoläden stellen speziell für Veranstaltungen auch Büchertische zusammen. Einfach rechtzeitig ansprechen!
Essen und Trinken:
- Essen und Getränke einkaufen
- oder besser: Gratisessen organisieren, Naturkostläden und Bäckereien etc. um Spenden bitten
- auf realistische BesucherInnenzahl abstimmen
- Getränke auf Kommission mindern Risiko
- für die Veranstaltung: Kochgruppe organisieren
Pressearbeit:
- Presse schon frühzeitig mit Infos füttern, z.B. über den Entstehungsprozess der Veranstaltung
- Pressemitteilungen an lokale bzw. überregionale Zeitungen (z.B. "direkte aktion"), sowie auflagenstarke kostenlos erscheinende Anzeigenblätter
- persönliche Kontakte zu Pressemenschen herstellen
- für die Veranstaltung jemensch oder eine Gruppe abstellen, der nur für die PressevertreterInnen zuständig ist
- auf Interviews vorbereiten
- unterschiedliches Auftreten in eigenen und fremden Medien
Werbung
- was mensch machen kann: Handzettel, Flugis, Plakate, Pressemitteilungen, Radiosendung, zu Treffen von lokalen Gruppen gehen, Email-Verteiler, Homepage
- den Veranstaltungstermin auch noch auf andere Homepages setzen lassen
- zielgruppenorientiert: wer soll angesprochen werden? Breit gestreut oder gezielt?
- mit wenigen Worten viel sagen, damit mensch sich was darunter vorstellen kann
- Schlagwörter vorsichtig & gezielt einsetzen (z.B. alternativ)
- bei Plakaten hat Sichtbarkeit vor Schönheit Vorrang (große, lesbare Buchstaben, aussagekräftige Symbole usw.)
- persönliche Einladungen sind immer besser als ein anonymer Flyer
- auf menschliche VerteilerInnen und WeitersagerInnen zurückgreifen
- zur rechten Zeit anfangen!
- super: mit einer kreativen, direkten Aktion für die Veranstaltung werben
- Am Eingang des Veranstaltungshauses Hinweisplakat nicht vergessen
Kooperationspartner
- mit anderen zusammen eine Veranstaltung machen, bedeutet, dass ziemlich sicher ist, dass Leute kommen.
- bei Parteien vorsichtig wg. Vereinnahmung sein. Parteien haben zwar Geld ohne Ende (Schmiergeldzahlungen, Stiftungen, schwarze Kassen, Wahlkrampffinanzierung etc.) geben aber nur was aus, wenn sie glauben, davon profitieren zu können. Von ihrem schlechten Ruf kann dann auch was auf euch abfärben. Nicht so gut.
- Bildungsträger oder Volkshochschulen als Mitveranstalter ist OK, die tragen einen Teil der Kosten.
- Wenn ihr die ganze Orga-Arbeit macht und eine andere Org will als MitveranstalterIn mit auf dem Flugi stehen, soll die andere Org dann wenigstens auch die ganzen Kosten (oder den Grossteil) tragen.
Finanzierung
- wer oder was bezahlt den Spass?
- Kooperationsveranstaltung mit einem alternativen Bildungsträger hat Vorteile: der Bildungsträger macht auch noch Werbung für die Veranstaltung und bezahlt einen Teil der Kosten.
- wo können (Förder-)Gelder beantragt werden?
- Kosten vorher überschlagen (Werbemittel, Räumlichkeiten, Fahrtkosten, AutorInnenhonorar, Essen usw.)
- Eintrittsgelder: ja / nein
- jemensch oder mehrere abstellen, die den finanziellen Überblick behält
- Übrigens: Manche Alt-68er, die selber nicht mehr soviel tun und Sympathie mit unserer Arbeit hegen, haben oft Möglichkeiten an Technik, Räumlichkeiten oder Staatsknete ranzukommen. Aus Angst vor einem Berufsverbot agieren sie nicht mehr so stark öffentlich, freuen sich aber meist aktive APO-Gruppen aus dem Hintergrund unterstützen zu können.
- vorher abklären, was mit möglichem Gewinn passiert, sonst ist Ärger vorprogrammiert. Am besten für einen Solizweck einsetzen. Antifa-Gruppen, Bewegungsarchive, Anti-Atomgruppen etc. freuen sich immer über eine Spende.
Technik
- was brauchen wir & wo kriegen wir das her?
- können wir die Technik irgendwo für uns kostenfrei ausleihen? z.B. Medienzentrum, Kreisbildstelle, Jugendzentren, Schulen, befreundete Gruppen fragen (persönliche Beziehungen bringen am meisten Kostenersparnis. Es gibt auch Sympies in Orgs (Kirchen, konservative Organisationen, Lehrerschaft, unpolitische Gruppen etc.), wo sie gar nicht vermutet werden. Sie geben uns die Sachen kostenfrei ohne dabei im Rampenlicht stehen zu wollen. Diskretion ist angesagt.
- jemensch fest legen, die oder der Technik betreut
- Technik vorher überprüfen (ein kaputter Videorecorder kann ziemlich nervig sein)
von: Schwarze Katze, Postfach 41 20, 58664 Hemer, http://schwarze.katze.dk